Beheer toegang tot database-eigenschappen

Met toegang op paginaniveau kun je beheren welke databasepagina iemand kan openen. Toegang tot eigenschappen bepaalt welke kolommen gebruikers kunnen zien en wijzigen. Een teamgids kan bijvoorbeeld namen en rollen aan iedereen tonen, terwijl alleen je people team de salariskolom kan zien.

Je kunt ook toestaan dat een brede groep een kolom met 'Kan bekijken' bekijkt, terwijl slechts enkele mensen deze kunnen bewerken. Dat werkt goed voor een status of approval kolom.

• Je workspace moet een Business- of Enterprise-abonnement hebben om toegang tot eigenschappen te kunnen beheren.

• Je hebt Volledige toegang tot de database nodig om toegang tot eigenschappen te bewerken.

• Je kunt regels voor toegang tot eigenschappen instellen op web of desktop, maar niet op mobiel. Regels die je maakt, blijven van toepassing wanneer mensen de database op mobiel openen.

1. Open de database in een tabelweergave op web of desktop. Gebruik de oorspronkelijke database, niet een gekoppelde weergave ervan.

2. Open het menu voor de kolom die je wilt beheren.

3. Selecteer Eigenschapstoegang.

4. Kies de standaardtoegang voor iedereen die de database kan openen.

5. Voeg een uitzondering toe voor elke persoon, groep, persoonseigenschap of agent die iets anders nodig heeft en kies vervolgens hun toegangsniveau.

6. Selecteer Preview en kies een persoon om te zien welke machtiging voor hen zou worden ingesteld.

7. Sla de regel op.

Dit zijn de standaardtoegangsniveaus die je hierboven hebt ingesteld voor iedereen die de database kan openen.

• Inherit from database: De toegang van de persoon tot de gehele database bepaalt wat deze met de kolom kan doen.

• Kan eigenschap & waarden bewerken: De persoon kan de eigenschap en de waarden ervan bewerken.

• Kan alleen waarden bewerken: De persoon kan de waarden bewerken, maar niet de eigenschap.

• Kan alleen eigenschap bekijken: De persoon kan zien dat de eigenschap bestaat, maar geen van de waarden ervan inzien.

• Kan eigenschap & waarden bekijken: De persoon kan zien dat de eigenschap bestaat en de waarden ervan inzien.

• Geen toegang: De eigenschap en de waarden ervan zijn verborgen voor die persoon.

Als je een persoonseigenschap gebruikt in je database – bijvoorbeeld als je een projectendatabase hebt met een Projecteigenaar-eigenschap – kun je het toegangsniveau van andere eigenschappen in de database afhankelijk maken van de waarde van die persoonseigenschap.

In het voorbeeld van de projectendatabase heb je wellicht een Kosten-kolom met de kosten van het project. Je wilt dat elke projecteigenaar de kosten van het eigen project kan bekijken en bewerken, maar niet de kosten van andere projecten in die database. Dit kun je doen door Kan alleen waarden bewerken-toegang te verlenen aan de Projecteigenaar-persoonseigenschap.

Dit verleent geen toegang tot de volledige set waarden voor deze eigenschap. Als je wilt dat een projecteigenaar toegang heeft om alle waarden te bewerken, moet je hen aanvullende machtigingen verlenen.

• Mensen met Volledige toegang tot de database hebben altijd volledige toegang tot alle eigenschappen, ongeacht de instelling. Ze worden nooit beperkt door een eigenschapregel. Test altijd met iemand die geen volledige toegang heeft.

• Eigenschapstoegang is afhankelijk van paginatoegang. Een eigenschapregel geeft iemand nooit toegang tot een databasepagina die je anders niet kunt openen.

• Een weergave die filtert, sorteert of groepeert op een kolom die iemand niet kan zien, opent mogelijk niet voor diegene. We raden aan om weergaven in te stellen die zijn afgestemd op het toegangsniveau van de beoogde doelgroep.

• Als een persoon aan meer dan één uitzondering voldoet, geeft Notion hen het minst beperkende toegangsniveau.

• Notion respecteert de ruimste toegang die een persoon heeft. Als iemand nog steeds een eigenschap ziet die je hebt beperkt, controleer dan de rest van het Delen-menu op ruimere toegang.

• Agents kunnen hun eigen machtigingen voor eigenschappen krijgen. Notion AI neemt doorgaans de machtigingen van de gebruiker over. Als de gebruiker een eigenschap niet kan zien, kan de agent deze niet lezen of invullen. Houd er rekening mee dat dit betekent dat Notion AI of een agent kan aangeven dat de eigenschap niet bestaat.

• Bij het herstellen van een oudere versie van een database blijven de huidige toegangsregels voor eigenschappen behouden.

• De volgende kolomtypen kunnen niet worden beperkt:

  • Titel

  • ID

  • Gemaakt door

  • Gemaakt op/om

  • Laatst bewerkt door

  • Laatst bewerkt op/om

  • Bepaalde typen gesynchroniseerde eigenschappen

  • Subitem- of bovenliggende relatie-eigenschappen

• Je kunt toegang tot eigenschappen niet beheren in een Wiki-database.

• Je kunt vanaf je telefoon geen regels maken of wijzigen. Regels die je al hebt gemaakt, blijven daar wel van kracht.

• Een database met veel regels voor toegang tot eigenschappen kan trager laden, vooral in weergaven die sorteren, filteren of groeperen op een eigenschap met beperkte toegang.

Ik kan Eigenschapstoegang niet vinden.

Controleer of je workspace een Business- of Enterprise-abonnement heeft, of dat je Volledige toegang tot de database hebt, en of je op web of desktop werkt.

Iemand kan nog steeds een eigenschap zien die ik heb beperkt.

Controleer eerst of die persoon Volledige toegang tot de database heeft, aangezien eigenschapregels hem nooit beperken. Controleer vervolgens de instellingen voor het delen van de pagina en database, de standaardtoegang van de eigenschap en elke uitzondering met de Preview-functie. Notion past altijd de ruimste toegang toe die een persoon heeft.

Een weergave opent niet voor sommige mensen.

Controleer of de weergave filtert, sorteert of groepeert op een kolom die die mensen niet kunnen zien. Als dat zo is, verwijs ze dan naar een weergave die die kolom niet gebruikt.

Notion AI of een agent zegt dat de kolom niet bestaat.

Dit betekent meestal dat er geen toegang is tot die kolom. Controleer de instellingen voor het delen van de database en pagina, en vervolgens de standaardtoegang van de kolom en de uitzonderingen daarop.

Een knop, automatisering, formule of rollup werkt niet meer.

Probeer dezelfde workflow als iemand die de eigenschap wel kan zien. Als het voor hen werkt, ontbreekt de toegang tot een eigenschap die de workflow nodig heeft.

• Instellingen voor delen en machtigingen

• Database-eigenschappen

• Weergaven, filters & sorteringen