Rétentions légales

Les rétentions légales permettent à votre organisation de conserver des documents essentiels qui pourraient être nécessaires à des fins juridiques.

C’est comme si vous appuyiez sur « pause » : les propriétaires d’organisation peuvent placer un utilisateur en rétention et conserver tous les documents qu’il a créés, modifiés ou consultés.

Les rétentions légales vous aident à :

• Conserver les documents qui pourraient être nécessaires pour des raisons juridiques

• Empêcher la suppression accidentelle de fichiers importants

• Préserver l’intégrité des documents pendant les procédures judiciaires

En tant que propriétaire d’organisation, accédez à la console d’administration et lancez une mise en rétention légale en procédant comme suit :

1. Vous pouvez procéder en cliquant sur le nom de votre espace de travail dans la barre latérale → Gérer l’organisation.

2. Sous Données et conformité, sélectionnez Rétentions légales.

3. Cliquez sur Créer une rétention.

   • Donnez un nom et une description à la rétention.

   • Ajoutez des utilisateurs à la rétention légale. Vous pouvez sélectionner des propriétaires de l’espace de travail, des membres et des invités. Tout utilisateur supprimé après le 1er août 2024 peut également être ajouté à la rétention légale.

   • Sélectionnez la portée de la rétention en fonction de l’action de l’utilisateur :

     • Les pages vues, modifiées et créées par les membres

     • Les pages modifiées et créées par les membres

     • Les pages créées par les membres uniquement

4. Cliquez sur Créer une rétention légale.

Une fois la rétention légale créée, suivez ces étapes pour afficher ou exporter les documents conservés :

1. Vous pouvez procéder en cliquant sur le nom de votre espace de travail dans la barre latérale → Gérer l’organisation.

2. Sous Données et conformité, sélectionnez Rétentions légales.

3. Sélectionnez la rétention que vous souhaitez exporter.

4. Sous Parcourir le contenu, sélectionnez Exporter la rétention.

5. Sélectionnez si vous souhaitez exporter le contenu de la page au format PDF ou les métadonnées de la page au format CSV, ou les deux.

6. Pour le fichier CSV des métadonnées de la page, un lien vous sera envoyé par e-mail une fois l’exportation prête.

7. Pour les fichiers PDF du contenu de page, accédez à Exports et sélectionnez l’icône de téléchargement une fois l’export terminé. Ces exports seront valides pendant 30 jours.

En tant que propriétaire d’organisation, accédez à la console d’administration pour afficher, modifier et lever les rétentions légales en procédant comme suit :

1. Vous pouvez procéder en cliquant sur le nom de votre espace de travail dans la barre latérale → Gérer l’organisation.

2. Sous Données et conformité, sélectionnez Rétentions légales.

3. Vous verrez une liste de toutes vos rétentions.

Depuis cette vue, vous pouvez :

• Afficher et modifier les détails des rétentions légales

• Parcourir et exporter le contenu conservé

• Lever la rétention légale, ce qui supprimera les utilisateurs de cette rétention et réactivera les paramètres de conservation pour les pages faisant l’objet de la rétention.

Si votre équipe gère un grand nombre de rétentions légales, vous pouvez les créer, les mettre à jour et les libérer par programmation plutôt que manuellement. Les rétentions légales effectuées de cette manière fonctionnent exactement comme celles créées dans les paramètres de l’organisation et apparaissent dans la même liste.

Pour l’utiliser, un propriétaire d’organisation configure un bot administrateur et un jeton dans les paramètres de votre organisation. Voir API d’administrateur pour les organisations Enterprise pour commencer, ou référence de l’API d’administrateur pour les détails des points d’accès.